Il sistema di reporting è una “Attività di comunicazione” finalizzata alla produzione di informazioni “just in time” tramite la raccolta e l’elaborazione di dati, a supporto del processo di budgeting e del decision making.
Nell’attività di reporting è necessario tenere in considerazione che i destinatari (riceventi) sono portatori di: aspettative, necessità informative, proprie semantiche, responsabilità specifiche, pregiudizi e credenze. Tutto questo deve essere tenuto in considerazione al fine di confezionare informazioni che siano poi recepite in modo giusto e per le necessità emergenti.
Fig. 2: Dal dato all’informazione
TIPO DI COMUNICAZIONE
Le comunicazioni possono essere di vario tipo: orali, scritte, in forma scritta discorsiva (poco immediata ma più orientante e fedele alle interpretazioni del reportista), in forma tabellare (asettica, richiede l’interpretazione del lettore), in forma grafica (immediata, meno specifica e dettagliata).
FINALITÀ DEL REPORTING
Le finalità del report possono essere di tipo generale e specifico.
Le generali sono:
- diffondere conoscenze all’interno dell’azienda;
- stimolare l’attenzione;
- far capire situazioni e fenomeni;
- produrre interventi.
Mentre le specifiche sono:
- di conoscenza: fornire conoscenze strutturate e di tipo generale sul contesto aziendale in cui si opera, anche non in relazione con l’ambito di responsabilità. Fornire inoltre conoscenze generale comuni a tutti i responsabili dei diversi settori attraverso report non standardizzati.
- di controllo: finalizzate a prendere decisioni spesso per problemi specifici, fornire report centrati sulle variabili su cui i dirigenti sono responsabilizzati. Fornire inoltre conoscenze specifiche all’ambito di azione e responsabilità attraverso report standardizzati.
- decisionali: fornire informazioni in relazione diretta con le decisioni da prendere.
TIPOLOGIA DEI REPORT
I report possono quindi essere classificati in: di conoscenza, di controllo e decisionali.
I primi in particolare possono essere di vario tipo:
- di routine (strutturati, periodici, standard);
- di approfondimento (a richiesta) più analitici;
- non strutturati, ad hoc, per problemi specifici.
Essi possono essere distribuiti in forma congiunta o in forma disgiunta. La decisione di fornire i report nelle varie forme dipende dalle esigenze informative e dalle strategie aziendali.
La diffusione di informazioni utili comporta anche che si definisca il livello di volume informativo che si vuole diffondere, valutando anche che un volume molto alto di informazioni può generare disorientamento soprattutto nei processi decisionali.
SPECIFICITÀ DELLE INFORMAZIONI
Le informazioni da inviare devono avere un grado di dettaglio idoneo a far comprendere la situazione delle variabili da governare (cogliere problemi) creando la possibilità di prendere decisioni e mettere in atto azioni correttive (intervenire praticamente).
Le informazioni inoltre devono essere in grado di far valutare i risultati delle attività (controllare gli effetti) e devono essere tarate sul livello gerarchico (reale potere decisionale) con il giusto grado di dettaglio e di aggregazione.
I vari operatori con i vari ruoli e livelli gerarchici infatti hanno bisogno di informazioni diversificate soprattutto nel grado di dettaglio ed aggregazione e nella specificità dei contenuti.
Più aumenta il livello gerarchico e più aumenta il grado di aggregazione delle informazioni e più diminuisce il grado di dettaglio necessario.
Le informazioni necessarie infatti per la direzione strategica, sono più di tipo gestionale, amministrativo e contabile con alto grado di aggregazione, mentre per le U.O. di tipo clinico le informazioni devono essere più dettagliate e maggiormente orientate alle attività cliniche e ai risultati ottenuti sia in termini di output che di utilizzo particolareggiato delle risorse. Nel confezionare i report sarà quindi necessario trovare il giusto bilanciamento.
TIPOLOGIA PREVALENTE DELLE INFORMAZIONI E LIVELLI
Nel confezionare i report va anche tenuto in considerazione che il dato diventa informazione quando vi è una aggiunta di elementi cognitivi, cioè è in grado di soddisfare le esigenze informative del destinatario, e di elementi di utilità.
Questi elementi riguardano la tempestività, l’attendibilità e la rilevanza. La figura successiva definisce questi concetti.
La tempestività è la caratteristica da tenere più in considerazione. Poter intervenire sui fenomeni prima che questi diventino immodificabili, è sicuramente una cosa da perseguire. Per tale motivo le attività di feedback dei report devono essere più rapide possibile. Un ottimo rapporto fornito alla fine di una attività e che non permetta l’intervento correttivo, perde la sua utilità e quindi la sua principale ragione di essere.
Vale quindi la pena di distinguere i “progress report” dai “final report” che sono delle prese d’atto finalizzati soprattutto ad una valutazione statica che non attiva interventi correttivi sulle attività.
CRITERI PER LA COSTRUZIONE DI UN SISTEMA DI REPORTING:
criteri principali per la costruzione di un sistema di reporting sono molti ed in particolare:
1. rilevanza;
2. controllabilità;
3. concisione/selettività;
4. gerarchizzazione;
5. frequenza/tempestività;
6. attendibilità;
7. comprensibilità;
8. confrontabilità,
Ne esistono anche altre, quali ad esempio: Orientamento, Bilanciamento, Leggibilità e Flessibilità.
La tabella successiva riporta in sintesi i criteri principali e le specifiche di essi.
CONCLUSIONI
I sistemi di reporting trovano la loro applicazione sia all’interno dell’azienda in generale che
anche nelle attività di progetto. In questo ambito si vuole sottolineare semplicemente l’importanza che questi sistemi
rivestono se soprattutto viene rispettato, al di là della qualità delle informazioni trasmesse, anche il criterio della tempestività. Nessuna informazione è utile dopo che è passato il tempo entro il quale, sulla base di tali informazioni, si potevano prendere decisioni per migliorare le attività cliniche o amministrative.
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