Ricerca 13 - Ruolo e vocazione dei diversi software incontrati: excel, access, power point, reportistica. Collocazione nel contesto aziendale

I fogli di calcolo automatizzati, il cui più diffuso applicativo è Excel, offrono un gran numero di funzionalità per il calcolo e la creazione di grafici, per la visualizzazione e la modifica di dati tabulari. Possono inoltre essere utilizzati efficacemente per memorizzare elenchi di informazioni, ad esempio elenchi di indirizzi o inventari. Tuttavia, man mano che i requisiti degli elenchi crescono in complessità, può diventare difficile gestire i dati in un foglio di calcolo. Un’applicazione di database relazionali è più adatta alla creazione e all’utilizzo di elenchi complessi e offre strumenti più potenti per l’immissione, l’organizzazione, la gestione e il recupero dei dati. Per database relazionali si intende un tipo di database in cui le informazioni sono memorizzate in tabelle che possono essere messe in relazione tra loro. Fare la scelta giusta non è facile se si desidera accedere e aggiornare le informazioni con il massimo delle prestazioni e della precisione.
In linea generale si ritiene opportuno decidere di utilizzare il database quando i dati sono di tipo relazionale, cioè è necessario che siano correlati tra loro.
I sistemi di reportistica si configurano quali sottoambiti dei sistemi informativi e dei sistemi di Business Intelligence. Il loro obiettivo è quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dll’organizzazione all’interno della quale è sviluppato, in modo tale da costituire una base informativa aggiornata e corretta, non suscettibile di rilievi e incongruenze interpretative.
In particolare i sistemi di reportistica vengono sviluppati in ambiti complessi che hanno previsto una soluzione di Datawarehouse attraverso il quale si struttura un contesto informativo hardware-software capace di rispondere alle esigenze organizzative.
Power Point è un software di Microsoft. Consente la creazione di presentazioni informatiche multimediali tramite la realizzazione di diapositive visualizzabili in sequenza su qualsiasi computer dotato di questo software. Le presentazioni, suddivise in slide (diapositive), possono contenere per esempio fotografie, testi, animazioni, suoni, link ad altre diapositive o a siti web esterni.
È largamente usato perchè la proiezione di diapositive digitali è una forma molto comune di persuasione tecnologica. L'uso di questo strumento è molto diffuso anche per la produzioni di animazioni multimediali umoristiche destinate alla circolazione via e-mail. Sin da Office 2003, Microsoft ha revisionato il nome del programma per sottolinearne l'appartenenza alla suite Office: Microsoft Office PowerPoint invece di Microsoft PowerPoint.

COLLOCAZIONE NEL CONTESTO AZIENDALE
Gli applicativi fino ad ora incontrati sono tutti suscettibili di trovare applicazione all’interno di una azienda di qualsiasi dimensione. Ognuno di loro svolge una funzione differente e pertanto peculiare in relazione ai fini che si intendono perseguire.
Ad esempio, nel caso di una azienda che si occupa di noleggio auto, l’utilizzo di database relazionali è indispensabile per essere in grado di gestire informazioni complesse e in relazione tra loro (ad es. tipologia di auto, periodo di utilizzo, km percorsi, nominativo noleggiante, ecc.). E’ contemporaneamente necessario che si proceda alla estrazione delle informazioni attraverso sistemi di reportistica che possono essere semplici, quali tabelle e grafici o complessi, (cruscotti e meter).
L’estrazione delle informazioni a sua volta dovrà essere presentata all’interno o all’esterno dell’azienda, e per fare ciò uno strumento notoriamente diffuso e di facile gestione è costituito da Power Point.
Anche Excel può rappresentare un modo di sintetizzare dati da presentare in tabelle per l’analisi e l’approfondimento.