Per scegliere l'applicazione ideale per la memorizzazione dei dati è necessario sapere se i dati sono o meno di tipo relazionale, ovvero se i dati possono essere o meno memorizzati in una singola tabella o foglio dati. I dati contenuti in una singola pagina o foglio sono detti dati lineari o non relazionali. L'elenco relativo al personale ne è un esempio. Non avrebbe senso memorizzare il cognome di un impiegato in una tabella diversa da quella che ne contiene il nome. I dati contenuti in ogni colonna consentono di descrivere la stessa identità ovvero il dipendente.
Al contrario, se la tabella o il foglio di lavoro relativo al personale contenesse una serie di colonne con nomi simili, ad esempio Computer1, Computer2, e Computer3, i dati sarebbero di tipo relazionale e andrebbero memorizzati in più tabelle. A tale scopo, sarà necessario utilizzare un'applicazione di database relazionali, ad esempio Access. In un database relazionale, ogni tabella contiene essenzialmente le informazioni su un unico tipo di dati, ad esempio impiegati, computer, eventi, prodotti oppure ordini. Se si ha la necessità di disporre di un database relazionale, significa che è stata individuata una relazione uno a molti, all'interno dei dati, cioè una associazione fra due tabelle in cui il valore della chiave primaria di ogni record della tabella primaria corrisponde al valore del campo o dei campi corrispondenti di molti record nella tabella collegata.
Ad esempio, se si utilizza un database con gli ordini dei clienti, una tabella conterrà i nomi dei clienti mentre un'altra ne conterrà gli ordini. E' bene tenere presente che ad un singolo cliente possono corrispondere diversi ordini. Potrebbe inoltre essere necessario utilizzare un'altra tabella per i dettagli dell'ordine, in quanto ogni ordine potrebbe presentare più articoli di una stessa linea. I dati relazionali vengono memorizzati meglio in un database perché in grado di soddisfare l'esigenza di utilizzare più tabelle correlate.
Esiste una correlazione diretta tra le dimensioni dei dati e la difficoltà di organizzarli in modo efficiente. Maggiore è la quantità di dati conservata, più numerosi saranno i vantaggi derivanti dalla loro memorizzazione in più tabelle di un database. Per consentire di gestire e conservare i dati in modo accurato, i database dispongono di identificatori univoci. Nel database la chiave primaria viene utilizzata per collegare una tabella alle chiavi esterne di altre tabelle. Una chiave primaria non consente valori nulli e deve sempre avere un indice univoco. La chiave primaria è raffigurata da un'icona a forma di chiave visibile nella visualizzazione struttura della tabella, ed identifica in modo univoco ogni record. Gli identificatori univoci consentono di preservare l'integrità dei dati e fanno sì che due righe, o record, non contengano gli stessi dati. Essi consentono inoltre di recuperare in modo rapido i dati durante le ricerche o l'ordinamento.
Nel foglio di calcolo ogni riga è numerata e ogni colonna è contrassegnata da una lettera, in modo che ogni cella o intervallo di celle disponga di un riferimento univoco.
Quando utilizzare il database
- E' necessario utlizzare più tabelle per memorizzare i dati;
- Ad un gruppo di dati originariamente lineari o non relazionali potrebbe essere necessario aggiungere più tabelle in un momento successivo. Ad esempio, se si desidera registrare informazioni sui clienti, quali nomi e cognomi, indirizzi e numeri di telefono, ma si ritiene che queste informazioni potrebbero aumentare per includere azioni intraprese dai clienti, ad esempio gli ordini, è consigliabile valutare l'opportunità di memorizzare i dati in un DB;
- Si ha la necessità di conservare una grande quantità di dati ovvero migliaia di voci. Se ad esempio si lavora in una grande azienda, per memorizzare le informazioni sul personale è consigliabile utilizzare un dabase.
- I dati conservati sono principalmente di tipo testo;
- Si utilizzano più database esterni per derivare e analizzare i dati necessari;
- E' necessario mantenere la connessione ad un grande database esterno;
- Si desidera eseguire query complesse.
Quando utilizzare il foglio di calcolo
- E' necessaria una visualizzazione lineare o non relazionale dei dati, ovvero non si ha l'esigenza di mettere in relazione più tabelle. Ciò è particolarmente vero quando i dati sono per la maggior parte numerici, ad esempio nel caso in cui si desideri gestire un bilancio finanziario per un determinato anno.
- Si desidera eseguire principalmente calcoli e confronti statistici sui dati, ad esempio per visualizzare un'analisi costi/benefici nel bilancio dell'azienda.
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