I sistemi di reportistica si configurano quali sottoambiti dei sistemi informativi e dei sistemi di Business Intelligence. Il loro obiettivo è quello di fornire documentazione analitica sulle attività di rilievo dell'organizzazione all'interno della quale è sviluppato, in modo tale da costituire una base informativa aggiornata e corretta, non suscettibile di rilievi e incongruenze interpretative.
In particolare i sistemi di reportistica vengono sviluppati in ambiti complessi che hanno previsto una soluzione di Datawarehouse attraverso il quale si struttura un contesto informativo hardware-software capace di rispondere alle esigenze organizzative.
In tali contesti si hanno:
- Coerenza e consolidamento dei dati
- Velocità nell’accesso alle informazioni
- Supporto per l’analisi dei dati
La copiosa mole di dati e informazioni a disposizione delle aziende e delle organizzazioni è più facilmente gestibile attraverso un’elaborazione centralizzata dei documenti, che consente l’ottimizzazione delle richieste al sistema e ne diminuisce il carico di attività rispetto alla situazione in cui singoli utenti ricercano informazioni sul sistema individualmente. Tutto ciò rivela i suoi vantaggi nei tempi di esecuzione dei singoli documenti di reportistica.
Un processo di sviluppo di un sistema di reportistica, è genericamente composto dalle seguenti fasi, che variano in relazione alle dimensioni ed alle esigenze delle singole organizzazioni:
- Identificazione delle Esigenze Informative e di Visualizzazione
- Identificazione del Contesto Informativo e delle Fonti
- Identificazione della Configurazione del Sistema Hardware/Software
- Fase di Integrazione Hardware/Software delle Risorse Informative
- Preparazione del report
- Validazione del report
- Fase di collaudo del sistema
- Fase di Esercizio del sistema di reportistica
Il documento prodotto è - nell'uso italiano - correntemente tradotto con il termine report e si presenta come una combinazione sinottica di tabelle e grafici che presentano le misure di rilievo per i vari fenomeni analizzati, disaggregate e destrutturate secondo le esigenze.
Generalmente un report è un documento particolarmente agile e centrato sui dati di interesse della figura aziendale cui è diretto. Il fenomeno di interesse è - nei sistemi più complessi ed articolati - analizzato secondo più dimensioni di interesse. L'ipercubo informativo sottostante al report viene disaggregato secondo le componenti di estrazione e visualizzato
Al fine di evolvere verso documenti maggiormente informativi, gli strumenti informatici si sono dotati di alcune tecniche di visualizzazione per facilitare l'analisi dei dati
Tecniche note nella visualizzazione dei report sono:
- drill-down
- slice & dice
Nel primo caso, con drill-down si intende la possibilità - una volta visualizzato il dato complessivo relativo ad una dimensione gerarchizzata di analisi di esplorare tutta la gerarchia. Un classico esempio di dimensione gerarchizzabile è quella temporale: il dato annuale può essere esplorato per sottoreport che visualizzano gli aggregati mensili e questi ultimi possono essere - a loro volta - disaggregati secondo i dati giornalieri.
Per slice & dice si intende la possibilità di restringere l'analisi solo ad alcune delle occorrenze delle dimensioni e solo ad alcune delle dimensioni proposte. È possibile nell'esempio visto sopra, esplorare le vendite annuali solo di alcune regioni e di queste regioni solo di alcune città. I dati visualizzati si riferiranno unicamente alle occorrenze selezionate.
I Sistemi di Reportistica - integrati in progetti di Business Intelligence- permettono all'utente finale di disporre di una serie di funzionalità in aggiunta ai report veri e propri
- Metadati (una descrizione dei dati, così da assicurarne la comprensione)
- Analisi di tipo tradizionale statistico
- Rappresentazione con GIS (Sistema informativo geografico)
- Esecuzione di Script personalizzati con linguaggi di basso livello
- Uso di Componenti Web
I documenti - una volta strutturati e prodotti - vengono resi disponibili alla visualizzazione da parte degli utenti e da questi possono essere salvati sulla postazione locale. Laddove il sistema lo preveda e lo permetta il singolo utente può a sua volta modificare il documento salvato e renderlo fruibile reinviandolo al repository. La fruizione dei documenti finali può essere allargata anche agli utenti di una comunità più ampia - un sito web. Più in generale, sempre più spesso i siti di Enti ed Istituzioni possono prevedere Sistemi di Reportistica via web che permettano da un lato di documentarne le attività, dall'altro di rendere disponibili dati di sintesi per approfondimenti tematici.
I sistemi di Reportistica hanno favorito la nascita ed il proliferare di una categoria di prodotti per la cosiddetta 'Office Automation'. Tali prodotti - per lo sviluppo dei quali si sono fatte concorrenza le maggiori software-house mondiali - si sono nel corso degli anni evoluti ed hanno allargato il loro spettro di standardizzazione fino a divenire strumenti integrati con quelli propri della Business Intelligence e convergendo verso vere e proprie piattaforme di 'Desktop Automation'.
Produttori di tools
Le modalità di rappresentazione di un report sono molteplici:
- può essere utilizzato il sistema tradizionale cartaceo, che presenta il notevole svantaggio di essere modificabile solo a pena di una rielaborazione completa;
- Il report può inoltre essere realizzato attraverso la creazione di file pdf, word. Questa modalità può essere considerata l’equivalente informatico del documento cartaceo: rispetto a quest’ultimo, presenta il vantaggio di poter effettuare delle modifiche parziali, senza riscrivere il documento integralmente. Analogamente al report cartaceo non sfrutta le potenzialità delle banche dati.
- Excel consente di generare report più articolati attraverso la funzionalità della tabella pivot che sfrutta i dati contenuti nel fogli excel incrociandoli ed effettuando operazioni di calcolo (somma, media, ecc.). I dati così elaborati sono inoltre riassumibili in grafici.
- PPT è l’estensione che microsoft riconosce ai file di Power Point. Consente la creazione di presentazioni informatiche multimediali tramite la realizzazione di diapositive visualizzabili in sequenza su qualsiasi computer dotato di questo software. Le presentazioni, suddivise in slide (diapositive), possono contenere per esempio fotografie, testi, animazioni, suoni, link ad altre diapositive o a siti web esterni.
- Dashboard è un'applicazione sviluppata dalla Apple Inc., che consente di attivare con un tasto delle mini-applicazioni, chiamate widget, quando servono, e successivamente di farle sparire dal desktop quando non servono più. Può essere pensato come un livello semitrasparente al desktop.
- I cruscotti sono un prodotto che fornisce, in un solo colpo d’occhio, informazioni sulle prestazioni di tutta l’azienda. Queste informazioni sono utilizzate da manager e quadri che necessitano di una visione generale delle prestazioni di business e che traggono enormi vantaggi dalla visualizzazione tempestiva e immediatamente comprensibile di dati strategici sia di tipo finanziario che operativo. E’ un prodotto in continuo sviluppo in grado di affiancare l’Azienda in tutte le esigenze di analisi.
Un layout di report è utilizzabile come punto di partenza per il report, in modo che non sia necessario ricreare il formato ogni volta che si crea un nuovo report. Esso offre una struttura organizzativa che determina in che modo i dati saranno presentati all'interno del report. Prima di selezionare un layout del report, è consigliabile considerare i dati che si utilizzano e lo scopo del report. Ad esempio, si supponga di voler evidenziare l'aumento della quota di mercato della società negli ultimi tre anni. È possibile utilizzare un report matrice per specificare queste informazioni e mostrare la crescita della quota in un periodo di tempo esteso. Tuttavia, per fare in modo che i dati abbiano un impatto visivo reale, può essere utile creare un report utilizzando un grafico. Sono disponibili tre layout di report predefiniti: tabella, matrice e grafico. Per fare un altro esempio, si supponga di voler creare un report che mostri le vendite fino alla data attuale per ogni venditore dell'organizzazione. Per creare questo semplice report si sceglierà probabilmente il layout del report tabella. Quindi, per organizzare meglio il contenuto del report, è possibile raggruppare i venditori per area.
Il Layout di un report può essere orizzontale, verticale, cross (letteralmente incrocio dei dati) attraverso il quale è possibile incrociare più dati ed effettuare delle operazioni quali somme, conteggi, medie, ecc.
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